Categories

Lesson 6

Blog Archive

Follower

Statistik

PENGERTIAN / ARTI SURAT


Surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan, berita, pertanyaan atau segala sesuatu yang dinyatakan, diberitakan kepada orang lain. Surat dapat digolongkan menurut:
1.      Golongan yang berbentuk kartu pos.
2.      Golongan yang berbentuk warkat pos
3.      Golongan yang berbentuk bersampul.
Korespondensi ialah segala aktivitas mulai dari menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk dikirimkan.

A.  Penyelenggaraan Surat

Sebelum menulis surat kepada orang lain hendaklah difikirkan dahulu apa yang hendak
dituliskan di atas surat itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimkan. Hendaklah diperhatikan pribadi seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahuluh hendaklah surat itu dalam bentuk konsep atau kertas sebelum dicantumkan di atas kertas surat.
Yang dimaksud dengan surat berkepala adalah kertas yang dibubuhi:
1.    Nama dan alamat pengirim atau nomor telepon
2.    Nama (nama bagian), alamat pengirim dan ruangan untuk nommor, hal dan lampiran surat.
Kertas surat berkepala seperti yang dimaksudkan di atas biasa didapati pada surat-surat perorangan yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian (b) sering dipakai oleh jawatan pemerintah, instansi, perusahaan atau organisasi lainnya.

B.  Nomor Surat
            Tidaklah semua surat memakai dan memerlukan nomor. Nomor surat hanya lazim dipakai untuk surat-surat resmi yang diselenggarakan oleh jawatan, badan pemerintah, swasta, atau organisasi lainnya. Ini disebabkan besarnya faedah yang diambil dari surat itu, antara lain:
1.    Memudahkan pencarian surat itu dari tempat penyimpanannya.
2.    Dapat diketahui banyak sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau sebulannya.

Nomor surat itu ada dua macam, yaitu:
1.     Nomor surat lengkap, yaitu terdiri dari:
a.    Nomor urut surat.
b.    Code bagian, bendel, bulan dan periode pengurus
c.    Tahun.
      Contoh            : 088/UP/F/III/2006
      088                  : Nomor surat yang dibuat
      UP                   : Code bagian kantor yaitu Urusan Pegawai berarti                                         bersangkut paut dengan kepegawaian
      F                      : Code bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam                                                bendel F.
      III                    : Code bulan, surat itu dibuat pada bulan Maret, atau surat                            tersebut dibuat oleh pengurus periode yang ke III.
      2006                : Tahun pembuatan surat tersebut.

Untuk surat-surat dinas militer, laporan dan lain-lain biasanya dibawah nomro surat dan lampiran diberi perkataan : SIFAT
      Contoh            : a. Nomor       : 359/D-I/A/III/2006
     Lamp          :
     Sifat                        : Rahasia
     Hal                         : Penangkapan Teroris
b.  Nomor        : 013/BP/E-a/XX/2006
     Lamp          :
     Sifat                        : Mohon Perhatian
     Hal                         : Laporan Umum

2.    Nomor surat yang tidak lengkap terdiri dari:
a.    Nomor/Code
b.    Nomor/Tahun

A.    Jenis Surat
1.    Surat Partikelir
2.    Surat Dinas
3.    Surat Dagang

D. Isi Surat
1.     Pembukaan Surat
Pembukaan surat sering berlainan dan dibuat sesuai dengn selera dari siapa saja yang akan mengirimkan surat. Tetapi tidak semua surat dapat memakai pembukuan menurut sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan kalimat tertentu seperti surat dagang, surat permohonan surat keputusan, surat keterangan dan lain-lain.

2.    Isi Surat
Isi surat banyak macam ragamnya. Untuk menyusun isi surat, orang dapat leluasa sekali dan boleh memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi surat.
Agar suapa penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang dipakai harus sederhana, tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang. Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya. Kalimatnya pun harus teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya, seperti surat korespondensi, surat kepputusan, surat keterangan, dan lain sebagainya.

3.    Penutup
Semua surat harus ada penutupnya, sebab kalau tidak ada penutupnya dapat meniimbulkan prasangka yang tidak-tidak. Sudah selesaikan surat itu? Apa lanjutan dari persoalan yang dimaksudkan dalam surat itu? Dan lain sebagainya.

4.    Lampiran Surat
Kadang-kadang ada surat yang disertai surat lain atau turunan surat, seperti pokok acara sidang, susunan pengurus, surat keterangan, dsb. Kalau ada surat yang diberi lampiran surat  ini, harus diterangkan dalam surt dengan kata-kata. Contoh: Lampiran : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi ada 3 buah surat sebagai lampirannya.

5.    Tembusan Surat atas Tindasan Surat
Surat diberi tembusan bial persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau ada hubungan dangan pihak atau instansi lain. Surat yang dikirim ke Kantor Pendidikan Agama misalnya, masih ada hubungan dengan kantor Lembaga Perbendaharaan Negara dalam masalah keuangan, maka dikirimlah surat tembusan ke kantor tersebut agar supaya dapat ikut mengetahui persoalan yang dimaksudkan di dalam surat tersebut.
Kepada siapa tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu, yang biasanya ditulis di bagian bawah sebelah kiri.
Surat resmi paling sedikit dibuat rangkap dua, yang asli atau paling atas dikirimkan dan yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip. 

6.    Stempel
a.           Di sebelah kiri tnda tangan sekretaris (jika memang ada ketuanya).
b.    Sebagian tanda tangan harus terkena stempel.
c.    Tidak di atas tanda tangan dan tidak pula menutupi tanda tangan.
d.    Tidak diulangi walaupun kurang jelas/terang.

0 komentar:

Poskan Komentar

Info Menarik !!! Klik Disini !!!

Fish

CHATBOX


ShoutMix chat widget