Surat ialah sehelai kertas
atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan, berita, pertanyaan atau segala
sesuatu yang dinyatakan, diberitakan kepada orang lain. Surat dapat digolongkan
menurut:
1. Golongan yang berbentuk kartu
pos.
2. Golongan yang berbentuk
warkat pos
3. Golongan yang berbentuk
bersampul.
Korespondensi ialah segala
aktivitas mulai dari menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk
dikirimkan.
A. Penyelenggaraan Surat
Sebelum menulis surat kepada
orang lain hendaklah difikirkan dahulu apa yang hendak
dituliskan di atas surat
itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimkan. Hendaklah diperhatikan pribadi
seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahuluh hendaklah surat itu dalam
bentuk konsep atau kertas sebelum dicantumkan di atas kertas surat.
Yang dimaksud dengan surat
berkepala adalah kertas yang dibubuhi:
1. Nama dan alamat pengirim atau
nomor telepon
2. Nama (nama bagian), alamat
pengirim dan ruangan untuk nommor, hal dan lampiran surat.
Kertas surat berkepala
seperti yang dimaksudkan di atas biasa didapati pada surat-surat perorangan
yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian (b) sering dipakai
oleh jawatan pemerintah, instansi, perusahaan atau organisasi lainnya.
B.
Nomor Surat
Tidaklah
semua surat memakai dan memerlukan nomor. Nomor surat hanya lazim dipakai untuk
surat-surat resmi yang diselenggarakan oleh jawatan, badan pemerintah, swasta,
atau organisasi lainnya. Ini disebabkan besarnya faedah yang diambil dari surat
itu, antara lain:
1. Memudahkan pencarian surat
itu dari tempat penyimpanannya.
2. Dapat diketahui banyak
sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau
sebulannya.
Nomor surat itu ada dua
macam, yaitu:
1. Nomor surat lengkap, yaitu
terdiri dari:
a. Nomor urut surat.
b. Code bagian, bendel, bulan
dan periode pengurus
c. Tahun.
Contoh :
088/UP/F/III/2006
088 :
Nomor surat yang dibuat
UP :
Code bagian kantor yaitu Urusan Pegawai berarti bersangkut paut dengan
kepegawaian
F :
Code bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam bendel F.
III :
Code bulan, surat itu dibuat pada bulan Maret, atau surat tersebut dibuat oleh
pengurus periode yang ke III.
2006 : Tahun pembuatan surat tersebut.
Untuk surat-surat dinas
militer, laporan dan lain-lain biasanya dibawah nomro surat dan lampiran diberi
perkataan : SIFAT
Contoh : a.
Nomor : 359/D-I/A/III/2006
Lamp :
Sifat :
Rahasia
Hal :
Penangkapan Teroris
b. Nomor :
013/BP/E-a/XX/2006
Lamp :
Sifat :
Mohon Perhatian
Hal :
Laporan Umum
2. Nomor surat yang tidak
lengkap terdiri dari:
a. Nomor/Code
b. Nomor/Tahun
A. Jenis Surat
1. Surat Partikelir
2. Surat Dinas
3. Surat Dagang
D. Isi Surat
1.
Pembukaan Surat
Pembukaan surat
sering berlainan dan dibuat sesuai dengn selera dari siapa saja yang akan
mengirimkan surat. Tetapi tidak semua surat dapat memakai pembukuan menurut
sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan
kalimat tertentu seperti surat dagang, surat permohonan surat keputusan, surat
keterangan dan lain-lain.
2.
Isi Surat
Isi surat banyak
macam ragamnya. Untuk menyusun isi surat, orang dapat leluasa sekali dan boleh
memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi
surat.
Agar suapa
penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang
dipakai harus sederhana, tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang.
Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya. Kalimatnya pun harus
teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya, seperti surat
korespondensi, surat kepputusan, surat keterangan, dan lain sebagainya.
3.
Penutup
Semua surat harus
ada penutupnya, sebab kalau tidak ada penutupnya dapat meniimbulkan prasangka
yang tidak-tidak. Sudah selesaikan surat itu? Apa lanjutan dari persoalan yang
dimaksudkan dalam surat itu? Dan lain sebagainya.
4.
Lampiran Surat
Kadang-kadang ada
surat yang disertai surat lain atau turunan surat, seperti pokok acara sidang,
susunan pengurus, surat keterangan, dsb. Kalau ada surat yang diberi lampiran
surat ini, harus diterangkan dalam surt
dengan kata-kata. Contoh: Lampiran : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi
ada 3 buah surat sebagai lampirannya.
5.
Tembusan Surat atas Tindasan
Surat
Surat diberi
tembusan bial persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau
ada hubungan dangan pihak atau instansi lain. Surat yang dikirim ke Kantor
Pendidikan Agama misalnya, masih ada hubungan dengan kantor Lembaga
Perbendaharaan Negara dalam masalah keuangan, maka dikirimlah surat tembusan ke
kantor tersebut agar supaya dapat ikut mengetahui persoalan yang dimaksudkan di
dalam surat tersebut.
Kepada siapa
tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu, yang
biasanya ditulis di bagian bawah sebelah kiri.
Surat resmi
paling sedikit dibuat rangkap dua, yang asli atau paling atas dikirimkan dan
yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip.
6.
Stempel
a.
Di sebelah kiri tnda tangan sekretaris (jika
memang ada ketuanya).
b.
Sebagian
tanda tangan harus terkena stempel.
c.
Tidak
di atas tanda tangan dan tidak pula menutupi tanda tangan.
d.
Tidak
diulangi walaupun kurang jelas/terang.
0 komentar:
Posting Komentar