Blog My Campus

Arsip ialah suatu kumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat ditemukan.

Istilah lain dari arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte. Atau singkatnya arsip adalah pembendaharaan surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab, baik mendani benda-benda surat maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat.

Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”. Dalam bahasa latin “Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang, dll.

Terdapat dua macam arsip,

1.      Arsip surat keluar

2.      Arsip surat masuk

Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut “MAP” dengan berbagai macamnya, antara lain:

1.      Stopmap Folio untuk menyimpan surat  yang akan ditandatangani oleh kepala.

2.      Snelhecter Map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.

3.      Order Map. Ini dua macam:

a.        Yang  besar berukuran 28.5 x 34.5 cm untuk menyimpan laporan daftar gaji, dll.

b.       Yang kecil berukuran 28.5 x 17.5 cm untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.

A.    Sistem Kearsipan

Ada dua macam sistem kearsipan

1.    Berdasarkan “nomor surat” ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing seperti: surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan sesuai dengan arsip keuangan.

2.    Berdasarkan perihal ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal surat.

B.    Bagian-Bagian Arsip

1.    Arsip Permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungnnya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan.

2.    Arsip Active ialah surat-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan.

3.    Arsip inactive ialah arsip dari surat yang sudh jarang dipakai, umumnya surat-surat yang lebih dari satu tahun.

4.    Arsip mati ialah arsip dari surat yang sudah tidak pernah dipakai lagi (umumnya surat-ssurat yang lebih dari 5 tahun).

Masalah kearsipan sangat penting sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan  pusat  penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat seluruh  bagian kantor ditetapkan menjadi satu.

Keuntungan pemusatan arsip sebagai berikut:

1.    Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf

2.    Arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat yang tertentu.

3.    Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang terlupakan dan lain sebagainya.

4.    Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi dapat terjamin.

C.    Cara Menyimpan Arsip

1.    Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor.

2.    Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.

3.    Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb). Jadi arsip bagian yang mempunyai bundel tersendiri.

4.    Setelah penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baur sudat disusun. Biasanya tiap bendel dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yakni yang memudahkan pemeriksaan.

5.    Selesai dengan penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.

6.    Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam rak yang disebut rak arsip.

D.   Perumusan Arsip

Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih kwatunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat  penyimpanan itu harus terjammin keselamtannya dan keamanannya. Bila benda-benda itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara, organisasi, perusahaan, dll.

E.    Surat Yang Segera Disimpan

1.    Surat yang tidak memerlukan jawaban

2.    Surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urusan pekerjaan atau kantor atau perusahaan.

3.    Surat yang sudah merupakan suatu yang basi atau tidak penting.

F.     Surat Yang Tidak Segera Disimpan

1.    Surat yang memerlukan jawaban atau balasan

2.    Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan, kantor atau perusahaan.

3.    Surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan.

4.    Surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan.

5.    Surat instruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan.

6.    Surat yang  memuat peraturan perundang-undangan.

Setelah surat-surat tersebut sudah tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya.