A. Pedoman Menentukan Panitia atau Komite
Pikiran pokok yang mendorong dibentuk suatu panitia atau komite
untuk suatu tugas tertntu adalah jika jelas nyata bahwa sebuah panitia akan
memberikan lebih banyak faedah, baik dipandang dari hasil, cara kerja maupun
dari sudut lain. Beberapa patokan dimana pekerjaan pantia lebih bermanfaat
antara lain:
1.
Bila ada suatu masalah yang
akan ditangani dibutuhkan keterangan dan pendapat dari tenaga ahli, misalnya
akan mengadakan perencanaan yang memerlukan pendapat dan pertimbangan dan
pengalaman mereka dalam masing-masing bidang keahlian.
2.
Untuk suatu hajat yang
membutuhkan kerja sama dari beberapa bagian. Misalnya, dalam suatu perusahan
yang sedang berkembang. Pada suatu ketika keuangan mengahdapi kesulitan karena
macet, maka untuk mencari jalan keluar perlu dibentuk suatu komite yang terdiri
dari manager
penjualan, pembelian, produksi dan keuangan
3.
Tujuan komite tersebut adalah
untuk mengadakan koordinasi antara keuangan perusahaan dengan kebijaksanaan
penjualan, pembelian dan produksi sehingga dapatlah diatasi kemacetan keuangan
tersebut.
4.
Bila sebuah organisasi
menghadapi persoalan yang akibat buruknya akan dirasakan oleh seluruh anggota
organisasi, maka perlu sekali untuk membentuk suatu komite guna memecahkan
persoalan yang khusus.
5.
Yang dipilih menjadi panitia
atau komite hendaknya yang representatif, perlu diperhatikan bahwa pekerjaan
yang akan dikerjakan oleh panitia itu memerlukan kecakapan dan ketangkasan,
karena pekerjaan ini memerlukan waktu yang sangat singkat serta kerapihan
kerja, maka anggota yang duduk dalam panitia mewakili sebagai atau golongan
yang berkepentingan.
A. Aspek-Aspek Yang Merugikan
Dalam Kepanitiaan
Aspek yang merugikan antara lain:
1. Karena terdiri dari beberapa
anggota dengan tanggung jawab yang beraneka ragam serta latar belakang yang
berbeda pula, maka pekerjaan panitia itu dapat tersesat jalannya, apabila dalam
panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda atau bertentangan yang
didukung oleh sebagian anggota, maka pendapat-pendapat inilah yang mungkin
tidak menghasilkan keputusan, bahkan
melahirkan tiga fikiran berbeda.
2. Waktu yang harus disediakan
dan ongkos yang dikeluarkan merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dan
selalu diperhitungkan. Mungkin sekali anggota panitia harus mengadakan
perjalanan ke berbagai tempat untuk memperoleh lebih banyak keterangan.
3. Terpecahnya tanggung jawab.
Suatu delegasi mempunyai tanggung jawab yang tidak hanya diberikan kepada
seseorang saja, tetapi kepasa suatu kelompok. Mereka masing-masing mempunyai
rasa tanggung jawab yang berbeda. Berbeda kalau kekuasaan itu diberikan kepada
seseorang. Akibat dari itu semua, mereka tidak akan selalu merasa memikul beban
atau tanggung jawab jawab jika sebagian usaha gagal sama sekali. Bahkan mereka
mungkin menyalahkan satu sama lain. Dengan demikian mereka mengalihkan tanggung
jawab itu.
B. Petunjuk Menjalankan Panitia
Dengan Efektif
1.
Rumuskanlah kewajiban dan
tanggung jawab panitia yang akan dibentuk itu dengan tegas dan terang.
2.
Pilihlah anggota panitia sesuai
dengan tugas panitia tersebut.
3.
Berikanlah bantuan yang cukup
kepada panitia.
4.
Rumuskanlah prosedur yang tepat
sehingga gerak yang efektif dapat diharapkan.
5.
Tentukanlah ketua panitia dan
ketua rapat yang tepat.
6.
Adakanlah penilaian dengan
mengontrol konklusi yang diambil oleh panitia.
7.
Ongkos-ongkos yang dikeluarkan
hendaknya dapat dipertanggung-jawabkan dengan hasil yang diperoleh.
8.
Biasakanlah mendokumentasikan
rumus-rumus yang telah disepakati sehingga dapat merupakan bahan yang penting
untuk organisasi kelak di kemudian hari.
0 komentar:
Posting Komentar