Menentukan apa yang akan dibenchmark
Beberapa area benchmarking
Produk
Proses
Fungsi pendukung
Performansi organisasi
Strategi
Menentukan jenis benchmarking
Tujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan
dilakukan.
Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa
yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada
langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada
kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan
benchmarking tersebut.
Jenis benchmarking (1)
Internal benchmarking
Membandingkan
aktivitas di perusahaan kita dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi,
lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group.
Keuntungan
dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil
yang diperoleh akan maksimal.
Kekurangan
dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama
sehingga tidak mampu mencapai world class university.
Jenis benchmarking (2)
Competitive benchmarking
Melakukan
perbandingan terhadap kompetitor langsung.
Keuntungan
dari proses ini adalah kemudahan untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor
kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya
tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan
data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar
perusahaan.
Jenis benchmarking (3)
Functional / Generic Benchmarking
Melakukan
perbandingan terhadap perusahaan lain yang diakui memiliki keunggulan
performansi baik proses, produk maupun jasa.
Keuntungannya
adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari
perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat
menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini
yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise,
yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita.
Pembentukan team benchmarking
Tujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil
yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang
bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.
Team benchmarking
Benchmarking Project Manager
Bertanggung
jawab dalam merencanakan, mengatur, mengarahkan serta mengendalikan project
benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi
dengan organisasi lain yang terkait.
Data Collector Analysis
Bertanggung
jawab dalam mengembangkan dan menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk
mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data.
Benchmarking Project Support
Memberikan
support kepada benchmarking team jika diperlukan.
Pengumpulan data eksternal
Desk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi
sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark
sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu
perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report,
database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb.
Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja
yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.
Mempelajari organisasi sendiri (1)
Data-data yang diperoleh harus mencakup :
Ukuran
performansi atau metrics ( berapa nilai yang dicapai )
Cara
untuk mencapai performansi ( bagaimana dan mengapa dapat mencapai nilai
performansi tersebut )
Tujuan yang ingin dicapai :
Adalah
untuk mengidentifikasi Critical Success Factors dari perusahaan dan melakukan
pemotretan kondisi perusahaan saat ini untuk mengetahui ukuran performansi dari
faktor-faktor tersebut.
Mempelajari organisasi sendiri (2)
Langkah-langkah yang dilakukan :
Menentukan
Critical Success Factor
Dalam
proses menentukan definisi CSF dan alat ukurnya haruslah serinci mungkin. Hal
tersebut dikarenakan :
Menentukan
kedetilan informasi yang akan diperoleh dari hasil benchmarking
Membantu
proses perencanaan benchmarking khususnya dalam hal alokasi resources yang ada
( time consumed, people dan effortnya )
Membantu
benchmarking partners mengerti data yang kita butuhkan dan menyediakan
informasi sesuai keinginan kita.
Mempelajari organisasi sendiri (3)
Kerincian CSF dapat dibagi menjadi 3 level,
Tingkat 1
Mendefinisikan
secara luas area subjek benchmarking, misalnya melibatkan organisasional,
departemental atau fungsi. Pengukuran dalam tingkat ini masih secara luas.
Tingkat 2
Mendefinisikan
subjek menjadi lebih spesifik dibandingkan tingkat 1. Pada tingkat 2 ini
pengukuran subjek menjadi lebih mudah dan dibuat kedalam pengukuran agregat.
Mempelajari organisasi sendiri (4)
Tingkat 3
Tingkat 3
ini sangat spesifik mendefinisikan subjek, khususnya dalam jenis pengukuran
atau deskripsi proses yang memungkinkan benchmark partner untuk menyediakan
informasi yang dapat dibandingkan dengan perusahaan kita.
Hal-hal penting menentukan CSF
Harus merepresentasikan suatu angka yang
menjadi indicator utama
Harus jelas dan mudah untuk dimengerti sebagai
focus utama yang terukur untuk suatu improvement
Harus customer focused
Harus sesuai dengan mission statement dan visi
perusahaan
Pengukuran performansi (1)
Untuk melihat performansi perusahaan
berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya, factor-faktor dalam CSF
tersebut perlu dijabarkan ke dalam target-target perusahaan baik dalam jangka
panjang maupun jangka pendek. Target-target inilah yang menjadi dasar acuan
aktivitas dan improvement yang ada di perusahaan.
Pengukuran performansi (2)
Untuk itu CSF terlebih dahulu perlu
diterjemahkan ke dalam business process perusahaan dan diuraikan menjadi
proses-proses yang lebih detil.
Hal ini untuk mempermudah analisa dan
pengukuran performansinya karena proses-proses tersebut secara langsung
berpengaruh pada pencapaian target di perusahaan.
Setiap proses memiliki indicator performansinya
masing-masing (KPI).
Efektifitas Proses
Ketepatan waktu (akurasi)
Reliability (kehandalan)
Biaya
Kualitas
Fleksibilitas
Mempelajari Organisasi yang menjadi Target
Benchmarking (1)
Langkah berikutnya adalah melakukan investigasi
atau meneliti organisasi / perusahaan yang akan menjadi target benchmarking,
tujuannya adalah :
Mengidentifikasi
dan memilih organisasi / perusahaan mana yang akan menjadi target proses
benchmarking
Mencari
informasi yang lebih detil dan mendalam mengenai target benchmark.
Melakukan
kontak dengan target benchmark.
Mempelajari Organisasi yang menjadi Target
Benchmarking (2)
Aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari organisasi
target adalah :
Mengidentifikasi
dan memilih target benchmark
Target benchmark dapat diklasifikasikan sebagai
berikut :
Best in
Class / World Class
Best
Practise
Improvement
over current practice
Parity or
Below Current Practice
sumber informasi untuk mengidentifikasi
perusahaan target
Special awards
Media Attention
Professional Association
Independent Reports
Word Of Mouth
Consultants
0 komentar:
Posting Komentar