Rapat adalah suatu pertemuan
organisasi yang resmi dengan tata tertib yang agak mengikat. Sehingga
keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat mengikat.
Agar supaya rapat itu
berfaedah dalam arti kata dapat mengembangkan sifat kepemimpinan, maka hendaknya
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
A. Macam-Macam Rapat
Rapat
terdiri dari:
1.
Rapat
Pleno, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Rapat ini
diadakan untuk:
a.
Pemilihan
pimpinan rapat pleno yang terdiri dari seorang ketua, seorang wakil ketua dan
seorang sekretaris.
b.
Pencalonan
Ketua Umum OSDU.
c.
Pemilihan
Ketua Umum OSDU.
d.
Penilaian
laporan pertanggungjawaban pengurus OSDU pada akhir masa jabatannya.
e.
Acara,
waktu dan tempat rapat pleno dikonsultasikan dengan pembina OSDU.
2.
Rapat
Pengurus, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus organisasi. Rapat
ini diadakan untuk:
a. Rapat Pleno
pengurus, untuk
1)
Penyusunan
Program Kerja Tahunan OSDU
2)
Penilaian
pelaksanaan program kerja OSDU tengah tahunan dan akhir tahun.
3)
Membahas
laporan pertanggungjawaban OSDU pada akhir masa jabatan.
a.
Rapat
Pengurus Harian, adalah rapat pengurus yang dihadiri oleh para pengurus harian
OSDU untuk membicarakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan harian.
b.
Rapat
Koordinasi, adalah rapat yang dihadiri oleh Ketua dan para Ketua Bagian.
B. Perencanan Rapat
1. Rencanakanlah waktu tertentu
untuk mengadakan rapat, berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan
mengikuti rapat.
2. Acara rapat hendaknya disusun
berdasarkan usul-usul yang dikemukakan oleh anggota pengurus. Usul-usul dapat
bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk
panitia khusus yang menyusun acara rapat.
3. Panitia ini bersama-sama
dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat.
4. Konsep rapat yag telah
disusun oleh panitia ini hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila
dianggap perlu konsep acara tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan
perubahan sedikit oleh ketua.
C. Pimpinan Rapat
1. Pimpinan rapat hendaknya
bijaksana agar persoalan yang dibahas dapat dengan jelas dan terang dapat
diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk
dibicarakan.
2. Usahakan agar semua peserta
rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat dan fikiran mereka.
3. Pimpinan rapat harus sanggup
dan dapat membedakan pembiraan yang bersifat:
a.Mengemukakan fakta.
b. Mengemukakan pendapat.
4. Pimpinan rapat hendaklah
menjaga agar pembicaraan tidak hanya dimonopoli oleh salah seorang peserta
tertentu.
5. Pimpinan rapat harus cakap,
dengan cepat dan tepat dapat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat,
sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan atau dipertimbangkan secara
masak. Segala fikiran, pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta
rapat dikembangkan dengan sebaik-baiknya dan teliti, dengan demikian
dihindarkan keputusan yang kurang obyektif dan kurang memuaskan. Demi untuk
menambah pengetahuan, kecakapan dan pengalaman dalam seluk beluk mengenai
rapat, pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran, baik yang memimpin ataupun
yang mencatat.
C.
Cara-Cara Rapat
Yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan rapat adalah:
1.Tempat/Posisi Ruangan
a. Meja pimpinan di sebelah
kiri.
b. Mimbar di sebelah kanan.
2. Corum
Yaitu jumlah anggota atau pengurus penuh yang oleh organisasi telah
ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna memutuskan atau merundingkan apa
yang harus dirumuskan atau dilaksanakan oleh suatu organisasi.
3. Jalannya Rapat
Rapat dipimpin
oleh seorang ketua dan sekretaris. Pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan
basmalah. Kemudian mempersilahkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membaca
acara rapat sebelum dimulai sidang. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan
acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu
pula tata tertib dan disiplin sidang.
4. Persiapan Pimpinan
a. Catatan dan ikhtisar rencana
yang akan dibicarakan dalam sidang.
b. Menampung segala pendapat
atau usul yang dikemukakan oleh peserta sidang dan menghormatinya.
c. Menyimpulkan
pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang.
d. Bertindak tegas dan tidak
mengakibatkan norma demokrasi disalahgunakan.
e. Bijaksana dalam mempertemukan
pendapat yang kontradiksi atau berlawanan.
5. Tugas Sekretaris Sidang
a. Mengabsen para hadirin
(mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai).
b. Mencatat atau membuat notulen
rapat.
c. Membacakan hasil-hasil rapat
atau notulen.
d. Membuat laporan hasil rapat
dan dikirim kepada instansi yang bersangkutan.
6. Tindakan Pimpinan Sidang
Dalam Menyambul Usul-Usul yang Diajukan Oleh Peserta Sidang.
a. Mengulangi bunyi usul dan
mengajukannya kepada hadirin atau para peserta.
b. Menanyakan kepada hadirin
atau para peserta siapa yang mendukung usul tersebut.
c. Mempersilahkan usul tersebut
(bila perlu) agar usul tersebut dibahas atau diperdebatkan.
d. Mengadakan pemungutan suara.
7. Membahas atau Memperdebatkan
Suatu Usul
a. Jangan membolehkan anggota
sidang untuk berbicara dua kali jika ada yang lain belum berbicara.
b. Menghentikan pembicaan yang
tidak pada point/pokok masalah yang telah ditentukan dan yang berbicara
bertele-tele. Bagi pembicara yang kontradiksi jangan menghadapkan mukanya waktu
berbicara kepada kawan yang dilawannya, hal ini untuk menghindari timbulnya
suasana permusuhan antara dua orang anggota yang kontradiksi dan untuk
memudahkan peserta yang lain dalam mendengar dan menimbang alasan-alasan yang
dikemukakan.
0 komentar:
Posting Komentar