Blog My Campus

Buku agenda ialah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:

1.       Secara Double (berganda)

Surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda.

a.       Agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.

b.      Agenda masuk, untuk mencatat surat-surat yang diterima.

2.  Secara Single (tunggal)

Surat yang diterima dan yang dikirim diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.

a.       Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor.

b.      Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.

A.    Mengagendakan Surat

1.      Mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat.

2.      Pada awal bulan dalam satu tahun.

B.    Menutup Agenda

Buku agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:

1.      Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai  garis tertutup.

2.      Dua  garis setelah  garis penutup itu dicantumkan kata-kata:

…………. tgl : ……………… th : …….

Agendaris

Cap

(Nama Terang)

Agendaris biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:

Mengetahui,

Kepala Bagian Tata Usaha

Sekretaris

Muhammad Nahwan Abyan

C.    Kewajiban Agendaris

1.    Mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.

2.    Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.

3.    Bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain.