I.
PENGANTAR
Seringkali
orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untuk
mengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionary
negosiasi didefinisikan sebagai : “pembicaran dengan orang lain dengan
maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan.
Untuk
mengatur atau mengemukakan ”Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses
ini seperti : pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.
Dengan
kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan
yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi
diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada
perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan
tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama.
Negosiasi adalah pertemuan antara dua pihak dengan tujuan
mencapai kesepakatan atas pokok-pokok masalah :
1.
Yang penting dalam pandangan kedua
belah pihak
2.
Dapat menimbulkan konflik di antara
kedua belah pihak
3.
Membutuhkan kerjasama kedua belah
pihak untuk mencapainya.
Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi antara :
1.
Majikan dan karyawan (upah, fasilitas)
2.
Duta penjualan dengan pembeli di
seputar harga dan kontrak
3.
Departemen sehubungan dengan alokasi
sumber daya
Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap
negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi
efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif
bagi kepentingan bersama. (RonLudlow & Fergus Panton 2000 : 141 – 142)
II.
PENTINGNYA SIKAP TERHADAP PERSELISIHAN
DAN KONFLIK
Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif.
Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif.
Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”.
Ketrampilan tsb dapat dipelajari.
Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalam
bernegosiasi. SIKAP mempengaruhi sasaran kita, dan sasaran mengendalikan cara
orang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.
III.
MENGEMBANGKAN FILOSOFI SAMA-SAMA
MENANG DALAM NEGOSIASI
Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin
menang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh
kedua pihak. Setiap kali seorang negosiatormengancangi suatu situasi pertawaran
dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak
lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu.
Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar
didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi
dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.
Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah
“bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu
perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian
itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja
sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya
bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga
memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataan
bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.
Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayang
negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perlu
dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu
secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk
menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat
dan/atau menerima konsesi (kelonggaran) (Robert B. Maddux 1991 : 12 – 16)
Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan
dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan
yang memadai di bawah sub-sub judul :
1.
Pokok masalah yang dinegosiasikan
Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak
tepat untuk diadakan :
1).
Menegosiasikan syarat-syarat
perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas
2).
Menegosiasikan pokok-pokok yang
mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau
diskriminasi lainnya.
3).
Menegosiasikan prosedur dan
tata-tertib perusahaan
4).
Menegosiasikan keputusan perusahaan
yang telah diumumkan.
5).
Mengadakan negosiasi ketika semua
pihak tidak hadir
2.
Persiapan Negosiasi
Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda
negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai,
dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor
yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi
tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai
mempersiapkan negosiasi.
Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk
mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :
1).
Apakah dia independen atau bagian dari
suatu tim?
2).
Apakah dia memiliki wewenang untuk
membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?
3).
Jenis orang seperti apakah dia?
4).
Bagaimana tingkat pengalamannya
sebagai seorang negosiator?
5).
Jenis pendekatan apa yang mungkin
digunakan untuk mencapai hasil terbaik?
6).
Apakah kepentingan-kepentingannya, dan
dengan urutan prioritas yang bagaimana?
7).
Perilaku seperti apa yang dapat Anda
harapkan dari orang tersebut?
3.
Mencapai suasana yang tepat
Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat :
beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak
pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang
mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan,
lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’.
Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk
menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis.
Komunikasi verbal maupun non verbal (seprti kontak mata) yang bersahabat dapat
membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk
bekerjasama ; demikian pula sebalinya.
4.
Taktik-Taktik Negosiasi
Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam
topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk
mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda.
Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan
kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan
dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda
gunakan?
1).
Apakah Anda membuka dengan mengajukan
permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan ?
2).
Bagaimana Anda mengambil inisiatif ?
Ø
dengan bersiteguh atau tidak mau
berkompromi?
Ø
Dengan mengajukan argumen yang kuat,
bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil ?
3).
Rencana cadangan apa yang Anda miliki
untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan ?
Ø
Menghentikan negosiasi? Kembali pada
unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak
menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam
jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan
kekuatan tawar menawar pihak lain?
4).
Apakah yang Anda ketahui mengenai
individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian
mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?
5).
Bagaimana kemahiran mereka dalam
menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri?
Ø
Apakah gertakan merupakan taktik yang
bermanfaat dalam situasi tertentu?
6).
Apakah Anda yakin dapat membedakan
antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta
yang Anda miliki?
7).
Bagaimana Anda dapat menjual
keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?
8).
Bagaimana Anda dapat menjelaskan
dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila
pihak lain menolak usul Anda?
9).
Bagaimana Anda menangani kelemahan
proposal/ argumen Anda?
10).
Apakah argumen Anda masuk akal /
logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya?
Ø
Dimana Anda dapat menggunakan salah
satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.
11).
Kapan saat terbaik untuk mengajukan
proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan
sebaik-baiknya?
12).
Dimana Anda ingin negosiasi tersebut
diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka (lawan)? Di tempat netral?
13).
Siapakah yang Anda inginkan untuk
memimpin pertemuan? Anda atau mereka?
14).
Bagaimana seharusnya tingkat realitas
permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau
menggunakan pendekatan problem solving ?
15).
Pada tahap apa sebaiknya Anda
memberikan informasi? atau menahannya?
16).
Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/
know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana
Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?
17).
Apakah Anda memiliki kemampuan sosial
dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?
Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-berita
emosional, seperti negosiasi mengalami ‘jalan buntu’/ deadlock ,
tuntutan-tuntutan, walk-out, dsb. Situasi-situasi semacam itu sebagian besar
terjadi karena pihak-pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankan
posisi mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapai
kemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yang
dilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun.
Oleh karena itu, golden rule dalam bernegosiasi adalah
selalu menegosiasikan kepentingan bukan pendirian (position); jangan mengambil
suatu pendirian kecuali jika hal itu bermanfaat bagi kepentingan-kepentingan
tsb. Bukan tujuan-tujuan pribadi anda dalam negosiasi – Anda
adalah seorang duta bukan seorang individu.
5.
Gaya-Gaya
Negosiasi
Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi,
yaitu arah dan kekuatan.
1).
Arah berbicara tentang cara kita
menangani informasi.
Ø
Mendorong (push) : memberi
informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik,
bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks
negosiasi.
Ø
Menarik (pull) : mengajukan
pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran,
Ø
memastikan pemahaman, meminta
kejelasan, menyatakan perasaan kita.
2).
Kekuatan berbicara tentang keluwesan
kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula.
Ø
Bersikap keras : kita ingin menang
berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima
tawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi.
Ø
Bersikap lunak : kita mengalah,
ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri. sasaran yang kita
kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan
dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan
petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.
6.
Mencari Penyelesaian
Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar
kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri.
Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya.
Ø
KALAH/KALAH Singkirkan kue tsb agar
tidak satu pihakpun mendapatkannya.
Ø
MENANG/KALAH Berikan kue tsb kepada
salah satu pihak atau iris dengan tidak sama rata. Se-Iris kue tsb tepat di
tengah-tengah
Ø
MENANG/MENANG Buat dua buah kue atau buat
kue yang jauh lebih besar. Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudian
mencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :
Ø
Ciptakan suasana yang memampukan kedua
pihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatu
pemecahan. Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telah
dikemukakan.
Ø
Pusatkan perhatian pada masalah, bukan
pada pribadi yang terlibat.
Ø
Ketahui apa yang hendak Anda capai.
Ø
Jangang menanggapi
pertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan,
bukan untuk mengemukakan kepentingan.
7.
Situasi fall back
Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat
tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak
untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA
(suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan,
dan mitra Anda menyadari hal tsb).
BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif Terbaik
untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi (Fisher dan Urg, Getting to Yes,
Hutchinson
Dengan
adanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibel
yaitu :
Ø
Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapai
kepentingan utama Anda.
Ø
Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengan
tawaran terbaik yang ada.
Contoh :
Dalam negosiasi harga dengan seorang pembeli, Anda
disiapkan (dan diijinkan) untuk memberikan rabat hingga 20 % harga yang
ditawarkan. Anda membuka penjualan dengan rabat 10 %, yang segera ditolak, dan
ditawar 30 %. Sebenarnya, pihak lain bersedia menerima 10 %, namun Anda tidak
mengetahui hal itu. Di sini terjadi tumpang tindih posisi fall back, jadi hasil
optimal jatuh dalam taksiran realistis kedua pihak mengenai kesepakatan yang
dapat dicapai dan hasil antara 15 % hingga 20 % dapat disepakati.
Besar rabat yang akhirnya disepakati tergantung pada :
1. Kelihaian penjual
maupun pembeli dalam bernegosiasi
2. Berapa banyak
yang dibutuhkan penjual untuk melepaskan penjualan.
3. Tingkat desakan
kebutuhan pembeli terhadap barang tsb.
8.
Perilaku Dalam
Negosiasi
Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan dengan
orang-orang yang lebih suka mempertrahankan pendirian yang kaku, dengan gaya
garis keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal ini
terjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :
1).
Pertahankan pendekatan yang sopan dan
profesional
2).
Jangan membalas perilaku yang tidak
menyenangkan
3).
Terus menegosiasikan kepentingan Anda,
sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untuk
memperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal.
4).
Mintalah pandangan dan kritikan
terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari
sudut pandang Anda.
5).
Pusatkan pada permasalahan yang sedang
dibahas
6).
Jangan tanggapi serangan yang bersifat
pribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri.
7).
Mintalah kriteria, alasan-alasan,
data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.
8).
Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu
solusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan
menyetujui kriteria yang obyektif.
9).
Perhatikan tanda-tanda adanya
kerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama
akan menjadi pusat perhatian Anda.
10).
Secara periodik buatlah ringkasan
bidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme
Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.
11).
Jangan menanggapi trik-trik berikut :
Ø
Serangan terhadap pribadi, nama orang,
dll
Ø
Komentar-komentar yang menyesatkan,
rumor, dan kebenaran yang tidak utuh.
Ø
Pertanyaan-pertanyaan retoris
Ø Hal-hal yang
menyerempet bahaya
Ø
Tuntutan yang tinggi dan mustahil
Ø
Sarkasme
Ø
Upaya-upaya untuk membuat Anda stress
Ø
Diperkenalkannya pada menit terakhir
orang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapat
penjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.
12).
Jika semua upaya gagal, bersiaplah
untuk menunda diskusi. Gunakan waktu penundaaan untuk :
Ø
Menurunkan ketegangan
Ø
Mempelajari kembali pokok-pokok yang
telah disetujui dan item-item yang belum dibahas
Ø
Mempelajari kembali situasi negosiasi
Ø
Mengamati lebih lanjut mitra negosiasi
Anda.
Ø
Mencari persetujuan atau otorisasi
lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.
9.
Mengakhiri
Negosiasi
Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut
perlu diperhatikan :
Ø
Apakah semua pihak memahami dengan
jelas apa yang telah disepakati?
Ø
Apakah semua pihak berkomitmen
terhadap kesepakatan tsb?
Ø
Apakah diperlukan pertemuan lain untuk
membahas pokok-pokok yang kecil atau yang besar?, kapan?
Ø
Bagaimana perasaan kedua pihak
terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil?
Ø
Apakah kita puas? Apakah justru kita
saling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?
0 komentar:
Posting Komentar