Oleh : Hidayatullah,
SE.,MM
1.
Pengantar
2.
Proses Komunikasi
[Organisasi]
a.
Komunikasi Internal
dan Eksternal
b.
Komunikasi Non
Verbal [Kial/Gestur/Isyarat badaniah/Bergambar/Ekspresi wajah, dll]
3.
Peran Komunikasi
Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
4.
Hambatan-hambatan
Komunikasi
5.
Menjadi Pendengar
Yang Efektif [Materi tersendiri]
6.
Saluran Komunikasi
Formal dan Informal [Materi tersendiri]
1.
PENGANTAR
Organisasi atau Organization
atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin Organizare ! to form as or into a whole consisting of
interdependent or coordinated
parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang
saling bergantung atau terkoordinasi]
Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers
dalam bukunya Communications
in Organization "a stable system of
individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and division
of labour, common goals"
[Suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan
dan pembagian tugas]
Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr.
dalam bukunya Modern Business : A Systems Approach Organization is the means
by which management coordinates material and human resources through the design
of a formal structure of tasks and authority
[Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia
melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]
Ditinjau dari aspek Business, organisasi
adalah sarana manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan
struktur].
"Tujuan organisasi TIDAK
MUNGKIN tercapai tanpa manajemen. "Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen
ada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi antara Ilmu
Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus
kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
a.
Bentuk komunikasi apa yang terjadi
b.
Metode dan teknik apa
yang dipakai
c.
Media apa yang dipakai
d.
Bagaimana prosesnya, dan
faktor apa saja penghambatnya.
Tujuan utama dalam
mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi
biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”.
Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi
menajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi.
Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi organisasi
ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan obyektif.
Karenanya, saya
memandang studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier dalam
manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugas
lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.
2.
Definisi Fungsional
Komunikasi Organisasi
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan
sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi
terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan\hierarkis antara yang
satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Gambar di bawah ini
melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus melukiskan
gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan itu
juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah
sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan
eksternal.
Gambar 1.1 Sistem
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi
terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan
dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi
di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut
penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
Unit Komunikasi
Suatu sistem
didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu
berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan
itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi
organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam
jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat
yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar
yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
Bila kita melihat apa yang
terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa
terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
a.
Penciptaan pesan atau,
lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random
House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk
diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu
tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
b.
Penafsiran pesan atau
penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau memahami
sesuatu dengan suatu cara tertentu].
Gambar 1.2 melukiskan
kedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb dengan
garis bergerigi.
Gambar 1.2 Suatu Unit
Komunikasi
Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari,
anda menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan diri
anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai diri
anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda sendiri
dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri
anda sendiri kepada orang lain.
Ada aksioma komunikasi
yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi
[A person cannot not communicate]” [Smith and Williamson, 1977, hlm.
61].
Secara teknis, seseorang tidak dapat
menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda tunjukkan atau tempatkan
sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu
pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor
atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka
yang mengunjunginya
3.
PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
a.
KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang
khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema
Internal Audience]
Dua dimensi komunikasi
internal :
1). KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan
ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way
traffic communication]. "Downward Communication komunikasi atas ke
bawah.
Contoh : pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman,
rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
"Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat
contoh skema]
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi
dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal
ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi
terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top
manajer dengan middle manager] dengan
audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin
organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap
internal public [karyawan] dan external public [di luar
organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal
Role]
" Peranan Tokoh [figurhead
role]
" Peranan Pemimpin [leader
role]
" Peranan Penghubung [liaison
role]
2. Peranan Informasional
[Informational Role]
" Peranan Monitor [monitor
role]
" Peranan Penyebar [disseminator
role]
" Peranan Jurubicara [spokesman
role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional
Role]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneur
role]
" Peranan Pengendali
Gangguan [distrurbance handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resource
allocator role]
" Peranan
Perunding [negotiator role]
MODEL PROSES
KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S WINDOW
I
OPEN AREA
Known by ourselves and
known by others
II
BLIND AREA
[blindspot]
Known by others, not known
by ourselves
Diketahui
orang lain
III
HIDDEN AREA
[tedeng aling-aling/ facade]
Known by ourselves but not
known by others
IV
UNKNOW AREA
[tidak diketahui]
Not known by ourselves and
not know by others
Tidak diketahui
orang lain
Diketahui diri sendiri
Tidak diketahui diri sendiri
Prof . Harry Ingham and Joseph Luft ., Of
Human Interaction, National Press Books, Palo Alto California,
1969
2). KOMUNIKASI HORISONTAL
Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota
staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidak
dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip
3). KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara
pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
b.
KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi
[perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience] "Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif
Majalah, Press
release/ media release, Artikel surat kabar atau
majalah, Pidato, Brosur,
Poster, Konferensi pers, dll
" Komunikasi dari khalayak
kepada organisasi
5
Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi
Bisnis
To meet the challenge in the workplace today
requires.
Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
# Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
# Facilitative [media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate
kemampuan komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil
sebagai pemimpin]
3. HAMBATAN KOMUNIKASI
"
Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan
komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidang
kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran
komunikasi dapat diandalkan
dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam
bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi :
# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
# Kurangnya informasi atau penjelasan
# Kurangnya ketrampilan membaca
# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
"
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam
proses penyampaian
pengertian atau idea secara secara
efektif. Definisi semantik sebagai studi
atas pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal
balik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapi
seringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata]
dan apa yang disimbolkan
[arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan
kata yang dipakai ditafsirkan
sangat berbeda dari apa
yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk menghindari mis
komunikasi semacam ini, seorang komunikator
HARUS memilih kata-kata
yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya, dan
melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
" Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya
faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang,
dll.
Menurut Cruden dan
Sherman :
# Hambatan yang berasal
dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi,
perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan status,
pencairan informasi, penyaringan informasi.
# Hambatan yang
ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.
Suasana iklim kerja
dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi
organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar