A. Hal-hal
yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan
oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan
baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran
atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak
terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut:
1. Bertele-tele,
dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan
membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak
jelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikan
ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk
memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak
lancar.
4. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas
hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B. Pentingnya
Pengorganisasian yang Baik
Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak
bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi,
motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah
suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik,
ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Subjek
dan tujuan harus jelas.
b. Semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide
harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu
audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
C. Pengorganisasian
Pesan-pesan Melalui Outline
1. Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks,
outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara
garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide
pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti
yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine
yang dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan
penting, yaitu:
a. Pendekatan
Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan
bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti
dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik
untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan
presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih
dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan
yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan
memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:
a. Direct
Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila
para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat
digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan
langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang
dituju.
b. Pesan-pesan
Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih
cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan
Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah
pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan,
sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa
yang halus.
d. Pesan-pesan
Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik
terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak
langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi
sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara
analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala
tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan
suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus
dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.
0 komentar:
Posting Komentar