Blog My Campus

A. Pemahaman Konsep Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1.    Perencanaan, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.    Pengorganisasian, proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.    Revisi, kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B.  Penentuan Tujuan

1.    Mengapa tujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain:

a.    Keputusan untuk meneruskan pesan

b.    Keputusan untuk menanggapi audiens

c.                  Keputusan untuk memusatka isi pesan

d.    Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2.    Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a.    Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

b.    Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.

c.                  Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain.

3.    Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:

a.    Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

b.    Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

c.                  Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

d.    Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)

C.  Analisis Audiens

1.    Cara Mengembangkan Profil Audiens

a.    Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b.    Siapa audiensnya

c.                  Reaksi audiens

d.    Tingkat pemahaman audiens

e.    Hubungan komunikator dengan audiens

2.    Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

a.    Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens

b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.                  Berikan semua informasi yang diperlukan

d.    Pastikan bahwa informasinya akurat

e.    Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3.    Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D. Penentuan Ide Pokok

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

1.    Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

2.    Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.

E.  Seleksi Saluran dan Media

1.    Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.

2.    Komunikasi tertulis