Sebagai seorang manager
anda harus - untuk berbagai alasan-mengadakan sebuah konferensi yang memanggil
beberapa kepala bagian terpilih, para supervisor atau karyawan. Atau anda
mungkin menjadi bagian yang terundang untuk menghadiri konferensi. Undangannya
bisa bervariasi dari 5, 6, 15 ataupun
20. Jumlah yang efektif adalah 10 -15 orang saja. Tujuan dari pertemuan itu
mungkin untuk menginformasikan, untuk menyarankan sebuah solusi dari masalah
yang terjadi atau untuk mendiskusikan jalan untuk
menyelesaikan masalah yang
sedang terjadi.
The informational
conference hanya diadakan ketika seorang pemimpin ingin memastikan dan
melihat bahwa peserta konferensi telah mengerti berbagai informasi yang ia
telah berikan pada mereka. Secara umum, bagaimanapun, memo tertulis -tanpa
sebuah pertemuan- dapat membawa informasi yang dibutuhkan untuk mereka cerna.
Dalam
Suggested solution conference,
pemimpin konferensi akan menerangkan pembukaan dari solusi yang akan diutarakan
dalam memecahkan masalah. Dalam konferensi itu, mereka hanya akan membahas
solusi yang diusulkan itu. Konferensi itu akan membahas inti dari usulan itu.
Semua yang datang dalam konferensi itu akan memberikan ide-ide mereka juga.
The
Problem-solving conference diadakan ketika
eksekutif tidak menemukan solusi dalam permasalahan yang terjadi dan mencari
usulan pemecahan masalah dari para peserta yang hadir. Karena tipe konferensi
ini memerlukan kehati-hatian yang tinggi dalam perencanaan dan pemecahannya
oleh pemimpin konferensi, sebagaimana pula sama-sama berusahanya bagi para
peserta konferensi, sesi ini mendiskusikan tahap perencanaan dan prosedur untuk
pemecah masalah yang sedang dihadapi. Anda dapat menggunakan semua saran,
tentunya sama juga untuk semua tipe konferensi.
Tahap perencanaan untuk Problem-Solving conferences
Tahap awal dalam
merencanakan sebauh konferensi, pada dasarnya adalah sama dengan yang diambil
pada tahap awal menulis laporan, yaitu:
1. Menganalisa
masalah dan menjelaskan tujuan anda.
2. Putuskan
siapa saja yang diikutsertakan dalam konferensi dan yang akan diberikan
pengumuman dalam waktu dekat.
3. Pilih
topik yang akan di utarakan dan dibagikan informasinya kepada para peserta
konferensi sebelum datang waktu konferensi sehingga mereka dapat mempersiapkan
diri.
4. Menyimpan
data-data penting dan surat-surat fisik untuk di tempat pertemuan.
Prochedure during the problem solving conference
Rencanakan
untuk memulai konferensi tepat waktu dan selesai sesuai dengan waktu yang telah
disepakati. Tahapan di bawah ini adalah tahap dimana seorang pemimpin
konferensi harus mentaatinya saat konferensi pemecahan masalah berlangsung.
Tahapan ini pada dasarnya juga sama dengan yang anda ambil ketika menulis
laporan analisa.
1. Menjelaskan
masalah dan tujuan dari konferensi
2. Menstimulus
diskusi untuk mendapatkan fakta
3. Pilah,
pilih dan interpretasikan data
4. Rancang
fakta atas dasar kepentingan pengambilan keputusan
5. Buatlah
konklusi atau kesimpulan.
0 komentar:
Posting Komentar