Penyusunan pesan-pesan
bisnis ada tiga tahap yaitu :
•
Perencanaan maksud/tujuan komunikasi, audiens
penerima pesan, ide pokok pesan, saluran /media.
3 tahapan dalam perencanaan :
mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih
saluran dan media komunikasi
2. Organisasi dan Komposisi erat kaitannya dg
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat
dan paragraf.
Perlu diperhatikan : kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi ( perbaikan)
Penentuan
Tujuan
•
Mengapa tujuan harus jelas, mencakup
Ø Keputusan
untuk meneruskan pesan
Ø Keputusan
untuk menanggapi audiens
Ø Keputusan
untuk memusatkan isi pesan
Ø Keputusan
untuk menetapkan media yang akan digunakan
2. Tujuan Komunikasi
Bisnis.
Ada tiga tujuan komunikasi bisnis :
v Memberi
Informasi (media komunikasi)
v Memberi
Persuasi (negosiasi)
v Melakukan
Kolaborasi (kerja sama bisnis)
3. Cara Menguji Tujuan
ü Apakah
tujuan tersebut realistis?
ü Apakah
waktunya tepat?
ü Apakah
orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
ü Apakah
tujuan selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Analisa Audiens
•
Cara Mengembangkan Profil Audiens
§ Menentukan
ukuran dan komposisi audiens
§ Siapa
audiens-nya
§ Reaksi
audiens
§ Tingkat
pemahaman audiens
§ Hubungan
komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan
kebutuhan akan informasi audiens
§Temukan / cari apa yang
diinginkan oleh audiens
§Antisipasi terhadap
pertanyaan yang tidak diungkapkan
§Berikan semua informasi
yang diperlukan
§Yakinkan bahwa
informasinya adalah akurat
§Tekankan ide-ide yang
paling menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan
kebutuhan motivasional audiens
§ Pesan-pesan
bertujuan mengubah prilaku
§ Mengatur
pesan sehingga informasi dapat diterima
dengan mudah
§ Memberikan
argumentasi yang bersifat rasional
§ Menggunakan
pendekatan emosi audiens
Penentuan Ide Pokok
•
Teknik Brainstorming (curah pendapat) :
q Storyteller’s
Tour (hidupkan tape
recorder)
q Random
List (menulis
segala yg ada dlm pikiran diatas kertas kosong)
q CFR
( Conclusions (kesimpulan), Finding (temuan),
Recommendations (rekomendasi)) Worksheet (kertas kerja).
q Journalistic
Approach (pendekatan
jurnalistik)
q
Question and Answer Chain (Apa
yang diinginkan audiens)
Seleksi Saluran dan
Media
— Komunikasi
Lisan, kebaikannya mampu memberikan umpan balik dengan segera.
— Komunikasi
Tertulis, kebaikannya penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka
Komunikasi
Lisan
Ø Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens.
Ø Pesan
Anda relatif sederhana dan mudah diterima.
Ø Anda
tidak memerlukan catatan permanen.
Ø Anda
dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
Ø Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi
Tertulis
Ø Anda
tidak memerlukan umpan balik segera.
Ø Pesan
Anda sangat rinci, kompleks, dan memerluka perencanaan yang hati-hati.
Ø Anda
memerlukan catatan permanen.
Ø Anda
ingin mencapai audiens yang luas.
Ø Anda
ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan.
Jenis-jenis Media
Komunikasi Lisan dan Tertulis
Media
Komunikasi Lisan
vPercakapan
secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan.
vTelepon
dan Surat suara (voice Mail)
vVOIP
(Voice Over Internet Protocols).
vAudiotape
dan videotape.
vTeleconference
dan videoconference.
Media
Komunikasi Tertulis
vSurat-surat,
memo, laporan, proposal.
vE-mail.
vSurat
reguler dan khusus.
vFaksimile.
0 komentar:
Posting Komentar